Verfahrenserklärung
zum Hinweisgebersystem des VDPM
Zweck und Grundsätze
Der Verband für Dämmsysteme, Putz und Mörtel e.V. (VDPM) betreibt ein Hinweisgebersystem, um Hinweisgebenden die vertrauliche Meldung von Rechtsverstößen und Missständen gemäß Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) zu ermöglichen. Das System ist so gestaltet, dass sämtliche Meldungen geschützt, vertraulich und im Einklang mit datenschutzrechtlichen Vorgaben behandelt werden. Hinweisgebende Personen werden umfassend vor Repressalien geschützt, sofern sie die gesetzlichen Meldewege beachten.
Meldewege und Kontaktmöglichkeiten
Sie können Verstöße oder Risiken im Zusammenhang mit dem VDPM auf folgende Weise melden:
- per E-Mail: lars.jope@vdpm.info,
- telefonisch: 030 403670758,
- mobil: 01525 9112502,
- persönlich: nach vorheriger Terminvereinbarung,
- per Post: Verband für Dämmsysteme, Putz und Mörtel e.V., z.Hd. Herrn Lars Jope, Reinhardtstraße 14, 10117 Berlin.
Ansprechpartner und verantwortlich für das Verfahren ist Herr Lars Jope.
Ablauf und Bearbeitung von Hinweisen
Nach Eingang Ihrer Meldung erhalten Sie innerhalb von sieben Tagen eine Eingangsbestätigung. Die interne Meldestelle prüft, ob Ihr Hinweis in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt und hält gegebenenfalls Rücksprache mit Ihnen, um die Informationen zu präzisieren oder weitere Angaben anzufordern. Über die Stichhaltigkeit der Meldung und die ergriffenen oder geplanten Folgemaßnahmen werden Sie in der Regel spätestens nach drei Monaten informiert.
Eine Offenlegung Ihrer Identität erfolgt nur, wenn dies für die Bearbeitung der Meldung zwingend erforderlich und gesetzlich vorgeschrieben ist. Sie können auf Wunsch auch anonym bleiben. Während des gesamten Prozesses wird mit größtmöglicher Vertraulichkeit gearbeitet und Ihre Identität sowie die der vom Hinweis Betroffenen sind besonders geschützt. Unbefugte Personen erhalten keinen Zugang zu den eingegangenen Meldungen.
Datenschutz und Informationspflichten
Bei der Bearbeitung Ihrer Meldung werden personenbezogene Daten nach den Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verarbeitet. Mehr Informationen dazu erhalten Sie in unserer Datenschutzinformation.
Wahlrecht der Hinweisgebung
Sie können Ihre Hinweise wahlweise intern über die oben genannten Kanäle oder extern an die zuständigen behördlichen Meldestellen des Bundes (z.B. das Bundesamt für Justiz) richten. Die Entscheidung, welchen Meldeweg Sie wählen, steht Ihnen frei. Die jeweiligen Kontaktdaten der externen Meldestellen finden Sie auf den behördlichen Webseiten.
Niedrigschwelliger Zugang
Das VDPM-Hinweisgebersystem ist ohne Zugangsbeschränkungen für alle natürlichen Personen zugänglich, die im beruflichen Umfeld mit dem Verband in Kontakt stehen (z.B. Mitglieder, Partner, Mitarbeitende, Dienstleister). Informationen über das Verfahren und die Meldewege sind barrierefrei zugänglich. Sie können Meldungen schriftlich, mündlich oder persönlich einreichen und erhalten auf Wunsch Unterstützung bei der Nutzung des Systems.
Diese Verfahrenserklärung soll Transparenz, Vertrauen und Rechtssicherheit für Hinweisgebende schaffen. Für weitere Informationen zu Ihren Rechten oder zur Ausgestaltung des Verfahrens können Sie sich jederzeit an Herrn Lars Jope wenden.